הטיפים / מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת CRM

רותם ישראלי היא המייסדת והבעלים של "אני על זה" – שירותי משרד לעסקים מבריקים, שם תקבלו שירותי עוזרת אישית או מנהלת משרד מרחוק כדי שתוכלו, כבעלי עסקים, לעשות רק את מה שאתם אוהבים.

ליצירת קשר עם רותם מוזמנות להיכנס לאתר, לאינסטגרם, לפודקאסט ולדף העסקי שלה או לפנות אליה במייל ובטלפון 073-3735760.

מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת CRM

במסגרת השירותים שלנו אנחנו מסייעות לבעלי עסקים, חברות וארגונים לקבל מאיתנו מעטפת מלאה של שירותי משרד ותפעול ובין היתר אנחנו דואגות להטמיע נהלים, שגרות עבודה ובעיקר לייעל תהליכים קיימים.

בכל עסק מגיע מן הרגע שבו פתאום קובץ האקסל שבנינו עם כל המידע אודות הלקוחות, הרכישות והגביה – כבר אינו מספק. מספר הלקוחות גדל, הפעילות ענפה, המחזור קופץ… כל אלה גורמים לכן להתחיל לתור אחר מערכת ניהול לקוחות, כזו שתאפשר לכם לאחסן את כל המידע אודות העסק ובעיקר – תקל עליכן בפעולות יומיומיות ושגרות עבודה חודשיות. אבל רגע לפני שאתן רצות להטמיע מערכת CRM, קבלו 9 דברים שכדאי לכן לבדוק לפני שאתן יוצאות לדרך

מה הצורך? כל צורך בסיסי עבור מעבר למערכת CRM טומן בחובו את המטרה, האפיון והתכונות שנרצה שיהיו למערכת. ברגע שנגדיר מדוע חשוב לנו כרגע לנהל את מאגר הלקוחות שלנו במערכת קשרי לקוחות, יהיה לנו קל יותר להגדיר את תהליכי העבודה ולתור אחר המערכת המתאימה ביותר ולבצע הטמעה מדויקת יותר.

מסע לקוח. על מנת שנוכל לבנות את התהליכים במערכת CRM, עלינו לצייר בצורה הפשוטה ביותר את ה – FLOW שהלקוח עובר אצלנו בעסק, החל משלב ההתעניינות ועד היותו לקוח משלם. זהו שלב חשוב שיעזור לנו לבחור את הפרמטרים הנכונים בדיוק במערכת עבור העסק שלנו, ובכך נוכל לנהל את הלקוחות שלנו בצורה המקצועית והמיטבית ביותר.

התרבות הארגונית. דבר חשוב לא פחות בבחירת מערכת CRM, הוא ההתאמה לתרבות הארגונית שלנו. כמה אנחנו טכנולוגים? כמה אנחנו מוכנים לעבוד בסביבה ממוחשבת ושיתופית? מה לגבי צמיחת העסק? האם אנחנו לקראת גיוס אנשי צוות נוספים? מה שידרוש מאיתנו לפתוח משתמשים נוספים ולסנכרן (לעיתים גם מחדש) את התהליכים הפנים ארגוניים תוך השתלבות כלל הגורמים בעסק – על כל השאלות הללו צריך לקבל מענה.

מדדים ולוחות בקרה. פרמטר נוסף וחשוב בבחירת מערכת CRM הוא הניהול הוויזואלי שיאפשר לנו להביט על העסק מלמעלה, ובכך לחסוך התקשרויות שאינן נחוצות, פגישות ארוכות, מיילים אינסופיים ושיחות עדכון מיותרות. לוח בקרה שיוכל להציג את המידע אודות העסק שלכן, ייתן מענה מיטבי לכל אלה.

אבטחת מידע. ברגע שבחרנו לרכז את כל המידע שלנו אודות העסק ובטח אודות הלקוחות שלנו במערכת אחת, חשוב מאוד לוודא שהיא תבטיח אבטחת מידע מקסימלית על מנת שנוכל לשמור עלינו ועל פרטיות הלקוחות שלנו בצורה אבסולוטית.

אחסון וגיבוי. מדובר בשני פרמטרים מהותיים שכדאי לחשוב עליהם מראש רגע לפני שנתקדם עם ספק CRM כזה או אחר. נרצה לדעת שיש מספיק "מקום" שיכיל את המידע של העסק שלנו ושל הלקוחות שלנו, בין אם זה מספר לקוחות מקסימלי, קבצים, או כל מידע נוסף אותו נרצה לאחסן.
גיבוי הוא החבר הטוב ביותר של האחסון – אם לא נדע שיש לנו גיבוי לכל החומר שנרכז במערכת, אנחנו עלולות להיות בבעיה ואת זה אנחנו פחות רוצות.

תמיכה ו – SLA. ככל שהתהליכים הפנימיים בעסק מסועפים יותר, כך יכול להתארך תהליך ההטמעה במערכת CRM שנבחר. לפיכך, עלינו לוודא כי יש מערך תמיכה שלם בזמן ההטמעה ולאחר מכן, ובעיקר – מה הוא אומר, מה הם זמני התגובה של השירות, ולא פחות חשוב – של התמיכה.

התממשקות למערכות חיצוניות / API. אחד הדברים הטובים והחשובים ביותר שניתן לעשות היום במערכת CRM זה תהליכי אוטומציה שיאפשרו לכן לקצר זמני עבודה בצורה מדהימה. וודאו מול הספק כי ישנו API וכי המערכת יכולה להתממשק בקלות למערכות נוספות שעליהן אתן עובדות בעסק.

כמה זה יעלה לי? השאלה האחרונה היא זו שבדרך כלל מעניינת אותנו יותר מכל. עם זאת, לאחר קריאת הטיפים מעלה, אנחנו מבינות שיש נקודות מהותיות שעלינו לבדוק, לבחון ולשאול שהן חשובות לא פחות מהתשלום החודשי שלנו למערכת ה – CRM. המחיר צריך להיות שקלול של כל הנאמר מעלה, ולא יכול לעמוד כגורם מכריע בפני עצמו – זכרו זאת.

ליצירת קשר עם רותם מוזמנות להיכנס לאתר, לאינסטגרם, לפודקאסט ולדף העסקי שלה או לפנות אליה במייל ובטלפון 073-3735760.