הטיפים / תכנון זמן אפקטיבי

לפעמים מה שעושה את ההבדל, מה שמקפיץ את העסק שלנו קדימה זה תכנון זמן. ולא סתם תכנון זמן. תכנון זמן נכון. איך לוקחים את ה- 24/7 הזה והופכים אותו למשהו יעיל, למשהו מחולק למשימות ולמטלות מתוזמנות וכל מה שנשאר לנו זה רק לסמן עליהן וי?

מלכת תכנון הזמן היא נועה בן ישי שקד. נועה יוצרת פלאנרים לליווי תהליכים שונים בחיים, ובכל מה שקשור לתכנון זמן ויעילות היא מקור ידע וטיפים אינסופי עבורי. ובקרוב גם עבורכן. אחרי שתסיימו לקרוא תפנו לעצמכן זמן כדי לתכנן את הלו"ז שלכן לזמן הקרוב, וכבר תרגישו אנרגיות של יעילות ועשייה זורמות סביבכן.

נועה מתארחת במגזין עם כל השלבים להתנהלות אפקטיבית עם פלאנר שבועי ויומי ועם יומן גוגל

זמן העבודה בקורונה התקצר עוד יותר, וזה בהנחה כמובן שיש לך עבודה, ולכן אגש ישר לנקודה: הסבר ברור וממוקד איך אני ממליצה לעבוד עם לוחות תכנון שבועיים, או יומיים, בין אם מעוצבים, או כאלה שאתן מכינות לבד בבית עם דף ועט בשילוב יומן גוגל, יומן דיגיטלי או יומן חודשי. 

שלב 1 – טו דו ליסט של העולמות

או במילים אחרות – כל המשימות ביקום. זה השלב איתו אני אוהבת להתחיל תמיד. 

קודם כל שופכים את הכל – אני אוהבת לעבור על תיבת הדואר הנכנס שלי, וואטסאפ, אינסטגרם, פתקים, דפי ממו וכו', ולרכז את כל מה שפתוח ולא פתור במקום אחד. במקרה שלי מסמך דוקס בגוגל דרייב, כמובן שגם דף ועט / מחברת שורות יעשו את אותה העבודה (אם כי שלב החלוקה יותר נוח כשהוא מוקלד וככה נוח להעביר משימה מצד לצד. אין לי בעיה שהרשימה הזאת תהיה ארוכה כאורך הגלות, שתכיל בתוכה שאיפות רחוקות טווח, אישיות ועסקיות שלי, לצד משימות יומיומיות (שלא נמחקות לעולם) כמו כביסה וכלים. במיוחד בתקופת הקורונה.  

אני תמיד מחזיקה רשימה אחת כזאת בדרייב ולעיתים גם מדפיסה אותה. אורכה בין 3-6 עמודים (תלוי בשלב בחיים). אפשר להסתכל על רשימה ארוכה שכזו, המאפשרת שכנות של משימות ענק, לצד משימות שגרה, כרשימה המכבידה על העין והלב. אני רואה אותה כמאגדת את כל הרצונות שלי יחד, אני מרגישה פיזית ששום דבר לא נשכח מאחור. 

אחרי שנים רבות של התנהלות בשיטה זו, אני יכולה להעיד עליה כאפקטיבית עבורי – הרשימה הזו גורמת לי לחזור פעם בשבוע לסנטר שלי, ולהיפגש עם הרצונות והשאיפות שלי, גורמת לי במבט חטוף אחד לחבר בין משימה בירוקרטית משמימה – כמו תשלום מע״מ ומילוי טפסים, לבין משימה שהיא אחת הסיבות לקימה שלי בבוקר – הפקת פלאנר הליווי הבא שלי. ברגע שהתמונה המלאה מונחת לפני, יש סיבה ברורה לכל המשימות בשוטף, יש מטרה, יש לי ״למה״ חזק.

נכון, רשימה שכזאת לעיתים עושה תחושה מציקה של ״היי! איך עוד לא עשיתי את המשימה הזאת! היא פה כבר מעל שנה וחצי״, אבל התחושה הזאת שתוקפת לעיתים רחוקות שווה את זה, כי יש לצידה עוד מיליון תחושות ניצחון, כשאני עוברת על הרשימה ועיניי נתקלות במשימה שחשבתי שלעולם לא תמצא את דרכה החוצה מפה והיי! היא הגיעה לידי מימוש משוגע, אחרי עבודה קשה ומתמשכת. ישנן גם סוג המשימות שהתנחלו ברשימה במשך זמן ממושך מאוד, שאעבור עליהן ולא ארגיש שהן מתאימות לי יותר, שהן כבר לא רלוונטיות בשום צורה וזו תהיה סיבה מספיק טובה כשלעצמה כדי להסיר אותן.

שלב 2 – הפיכת הרשימה לפרקטית ונוחה לעבודה 

את הרשימה הארוכה אני מחלקת בצורה גסה ל- ״טווח רחוק״, ״טווח קרוב״. ואת הרשימה של ה״טווח הקרוב״ אני מחלקת ל-״עבודה״ ו-״אישי״ ( = שזה בעצם כל השאר). את רשימת ה״טווח הקצר״ אני ממרקרת לפי חשיבות (ירוק בהיר, צהוב חרדל וורוד פודרה – אל תקלו ראש בבחירת הצבעים…) הוורוד – ביצוע מידי, צהוב – חשוב, אך סובל דיחוי והירוק – יכול לחכות. 

לרשימת ה״טווח הרחוק״, אני מגיעה בזמנים כמו ראש השנה, יום הולדת וכאשר אני מרגישה שמזמן לא נכנסתי לעומקה של משימה מורכבת ואני עוסקת יותר מידי זמן רק במשימות מנהלתיות. הימים שבהם אני נוגעת בחלק של ״הטווח הרחוק״, יהיו בדרך כלל הימים בהם אני עושה ריפרש לרשימות, מעבירה חלק מהן לרשימות הטווח הקצר, יוצרת לי ווישליסט כתוב, מרעננת בעקבותיו את הוויז׳ן בורד בשולחן המשרד, יוצרת לי לוח חדש בפינטרסט… כל מה שיכול לחדד לי ויזואלית או בצורה כתובה את השאיפות שלי בחיים.

שלב 3 – משיכת משימות רלוונטיות ללוח התכנון השבועי וליומן גוגל 

תכנון מראש – בכל יום חמישי / שישי בוקר / מוצ״ש, אני פותחת את לוח התכנון השבועי ואת יומן הגוגל שלי ועושה סדר. אני יושבת עם עצמי ומכניסה לימים הרלוונטיים את הפגישות, התורים (טיפוח, רופא…), דברים שנקבעו מזמן וקיימים ביומן גוגל, לימודים, הרצאות וחופשות (בימים מתוקנים). יושבת עם אופיר (במקרה שלי, ואצלכן – עם בן/בת הזוג/קולגה, במידה ורלוונטי) ומשבצת את כל הנקודות המשותפות שלנו בלו״ז – מי לוקח את הילדים, מי מחזיר, מתי יושבים לקפה יחד, יציאות ואירועים (שישובו ביום מן הימים). יש לנו ממש תזכורת ביומן לשבת ולסנכרן יומנים, בעולמי הצר זה דייט לכל דבר וזה משפר את השבוע בטרוף! מצמצם שאלות, תהיות, ויכוחים, חוסר וודאות. פשוט כיף!

משימות מהרשימה מהשלב הראשון – אני עוברת על הרשימה ודגה משם את המשימות שאני מעוניינת להתרכז בהן השבוע ומשבצת כל משימה ביום הרלוונטי (בהתאם לשאר הלו״ז שכבר מקובע שם מהסעיפים הקודמים). כמובן שזה תלוי בגודל המשימות, אבל כברירת מחדל, אעדיף לשים 1-2 משימות ביום, גם אם הן קטנות. הסיכויים שאצליח יותר מזה קטנים והתחושות בסיום 1-2 משימות ביום, כאלה שהן לא שיחת טלפון למישהו, אבל גם לא ענקית ומורכבות, הן מדהימות. פשוט ריכוז במשימה או שתיים, לתת להן את הזמן הדרוש, גם אם זה נראה ״מרווח מידי״. זה עובד תמיד! ומדרבן לעשייה נוספת ביום למחרת, או אפילו כבר באותו היום.

תכנון ארוחות – שם אני מפרטת מה אני אוכלת בוקר, צהריים, ערב וביניים. זה לא מתאים לכל אחת, לרדת לרמת הרזולוציה הזו, אבל זה מבטיח שקט למהלך השבוע. המשמעות של זה בפועל היא חוסר התעסקות עם מה לאכול, מה לקנות כדי להוציא לפועל את הארוחה, מונע אכילה של אוכל פחות מזין, רק מתוך חוסר תכנון והכנה מוקדמת. דילוג על שלב זה עלול לגרום לביקורים תכופים ומיותרים בסופר – בזבוז של זמן וככל הנראה גם של כסף, על דברים שלא היינו קונות ברכישה מרוכזת.

קניות – זהו החלק הבא בלוח ומאוד פשוט לגשת אליו לאחר ״תכנון הארוחות״. עוברים על כל הארוחות, בודקים איזה מצרכים דרושים עבורה ומרכזים לרשימה. אני מבקשת מאופיר להיות במטבח, אני עם הרשימה, אני אומרת את שם המוצר ואופיר בודק אם יש/אין/יש ועומד להיגמר וככה, תוך 5-10 דקות – יש לנו רשימת קניות מלאה! את רשימת הקניות אני מחלקת ל-סופר ושוק ולפעמים גם חנות פארם ומקום ממנו אני מזמינה דגים/בשר לעיתים יותר רחוקות. אני מבצעת הזמנה אונליין עד ליום שבת – ככה שביום ראשון הכל מגיע אלי והשבוע יכול להתחיל כשהמלאי בנמצא.

תכנון אימונים – בחלק הזה אכניס את כל האימונים המתוכננים לי השבוע, לפי ימים. אני בשלב בחיי שבו אני פחות מתאמנת בצורה מסודרת, אבל אני לגמרי אכניס לשם מדיטציה, טיול בעגלה עם איתמר, טיול עם גי׳מי. הכל נחשב – העיקר לזוז ולתדלק את הגוף ואת הנפש. 

לסיום – אני אוהבת לעבור ליומן גוגל שלי ולהכניס למשבצות לפי צבעים את כל המשימות לפי שעות – ככה אני רואה בברור כמה זמן משפחה / עבודה / אישי יש לי בלו״ז השבוע ובעיקר – ששום דבר לא מתנגש. זה נשמע מאוד ארוך ומפרך, אבל לתפור את הדברים האלה במהלך השבוע – לוקח המון זמן ובעיקר מוריד בטרוף את רמת הפרודוקטיביות שלנו, שותה לנו את זמן המשפחה, האיכות, השינה, העבודה, את הזמן הזוגי. אז אני לגמרי מקדישה בסופ״ש שעתיים-שעתיים וחצי לכל הדבר הזה ומרגישה שזה עושה שינוי עצום בכניסה שלי אל תוך שבוע חדש. קחו בחשבון שפעולת התכנון הופכת להיות מהירה משבוע לשבוע.

שלב 4 – מילוי לוח תכנון יומי

בכל יום חדש, או אפילו ערב לפני, אני פותחת לוח תכנון יומי חדש. הסיבה שאני ממש אוהבת ליצור בכל יום מחדש לוח תכנון שבועי ולעבוד איתו בצורה פיזית ולא דיגיטלית היא בכדי שאוכל לצמצם במעט את המפגש שלי עם הג׳ימייל. גם העובדה שהכל מרוכז, מצומצם, מחולק לנושאים ונמצא כל היום מול העיניים שלי, מאוד משפרת את יכולת הריכוז והפרודוקטיביות שלי, זה עושה לי סדר בראש. כדי שלא אשב מול רשימה ארוכה של משימות, שתגרום לי בעיקר תסכול ודילוגים בין משימה אחת לאחרת, אני מחלקת את הלו״ז היומי שלי למשבצות.

תאריך ויום

עבודה חשוב – משימות שלאו דווקא מקדמות אותנו באותו הרגע, אבל יש להן חשיבות לטווח הרחוק (משימה אחת מתוך בניית הרצאה חדשה, משימה אחת מתוך בניית אתר/בלוג, משימה אחת מתוך שדרוג אריזות, יצירת מוצר חדש וכו'). לרוב יהיו אלה המשימות שכבר משכנו לנו לאותו היום, כשישבנו לתכנן את הלו״ז השבועי.

עבודה דחוף – משימות שחייבות להתבצע באותו היום ולא סובלות דיחוי. חלקן שובצו מראש כשישבנו לתכנן את הלו״ז השבועי.

משימות שלי – לקבוע עיסוי, לק ג׳ל, לברר על לימודים שכבר הרבה זמן רציתי להוציא לפועל, שנ״צ, לקבוע דייט עם בן/בת הזוג, דייט עם חברה טובה.

משימות בית / כללי – פה אני בדרך כלל מכניסה את כל המשימות הבירוקרטיות של הבית (חידוש רישיון, תשלומים) ומשימות בשוטף (כביסה, כלים ושאר ירקות).

תכנון ארוחות – מושכת מהלו״ז השבועי

מעקב כוסות מים

תנועה – מושכת מהלו״ז השבועי

לו״ז שעתי – אפשר להעתיק מהיומן של הגוגל לתוך לוח התכנון היומי (ולדייק)