הטיפים / איך לעבוד מהבית בצורה יעילה

אני שואפת ליעילות. ממש ככה. לא רואים את זה על פני השטח ובטח לא אם מסתכלים על מסך המחשב שלי ורואים שבעים מסכים פתוחים. אבל אני צריכה את כולם – באמת! אני אוהבת לחשוב על מיליון דברים במקביל ולפעמים זה גורם לי להיות סופר יעילה ולפעמים אני ממש מתפזרת. ולא משנה מה עשיתי, לא הצלחתי להתחבר לאיזו גישה, שיטה, אפליקציה או מערכת שבה אשתמש באופן קבוע, למרות שאני יודעת שזה חשוב. ואני לא חושבת שאני היחידה (נכון?).

מאחר ויעילות בעבודה ובמיוחד בעבודה מהבית היא מאוד חשובה לעסק שלנו, זה הזמן לחשוב איך אנחנו משפרות את הנושא הזה, גם אם זה בקטנה. אז הזמנתי את תהילה גבאי דויטש להתארח במגזין עם טיפים לעבודה יעילה מהבית וגם עם המלצות לכלים שיעזרו לכן בתהליך. חוץ מזה ששתינו גרות באבן יהודה אך טרם נפגשנו בבית הקפה המקומי, תהילה היא בעלת “אוטומטית” המספקת שירותי אוטומציה וכלים להתייעלות לעסקים ומתמחה בבניית מערכי שיווק אוטומטים במערכות דיוור. כשאני רואה פוסט שלה בפייסבוק אני כבר מרגישה שאני בדרך להתייעלות, אז איך עושים את זה?

תהילה מתארחת במגזין כדי לעזור לנו להיות הכי יעילות בעבודה שלנו:

אני עובדת מהבית כמעט חמש שנים. אני מודה שההתחלה לא הייתה פשוטה. בזבזתי זמן על שטויות ולא הספקתי כלום. עם הזמן לקחתי את עצמי בידיים ולמדתי לצמצם את העבודה, לעבוד ממוקד, לשמור על הזמן שלי והצלחתי גם להגדיל כל הזמן את ההכנסות, גם לעבוד פחות שעות, ואפילו הוצאתי את הבת שלי מהצהרון לפני שלוש שנים בזכות זה.

הכלים שיעזרו לכן להיות יותר יעילות בעבודה:

יש כמה כלים ואפליקציות שעזרו לי לנהל את הזמן חכם יותר ואני שמחה לחלוק אותן אתכן כדי לעזור לעוד נשים שרוצות להספיק המון בקצת זמן.

טרלו – מערכת מעולה לניהול משימות ופרויקטים שאני אוהבת לעבוד איתה. אני עושה לי לוח משימות ויש בו טור של משימות בירוקרטיה, משימות דחופות, רעיונות לתכנים חדשים, פרויקטים בפיתוח וכדו’. כשכל המשימות נמצאות מול העיניים קל ופשוט יותר לעבוד בצורה ממוקדת ולא להישאב למשימות לא רלוונטיות.

טוגל / toggl – כלי חינמי שעוזר מאד לעבוד בצורה ממוקדת. אפשר להכניס אליו פרויקטים ולקוחות ולהדליק טיימר לפני כל משימה. כשעובדים על פרויקט ויודעים שהטיימר דולק, יותר קל להמשיך להתרכז ולא לעבור למשהו אחר כי השעון מתקתק ואפשר לדעת בקלות בסוף חודש ובסוף יום כמה זמן עבדנו על כל פרוייקט. זה גם עוזר לנו לתמחר יותר טוב כי אנחנו רואות מול העיניים כמה זמן באמת השקענו בפרויקט מסוים וגם עוזר לדעת כמה זמן השקענו נניח בשיווק, בכתיבת תכנים, במענה ללקוחות וכדו’.

ווטסאפ ביזנס – אפשר להוריד לטלפון את אפליקציית וואטסאפ ביזנס ולהגדיר בה מענה אוטומטי מחוץ לשעות העבודה, וכך ליצור הפרדה טובה יותר בין זמן עבודה לזמן בית ולא לחשוש מחוסר זמינות.

קלנדלי – כלי שבעזרתו אפשר להגדיר זמנים שבהם אני פנויה לפגישות ולשלוח את הקישור ללקוח, זה חוסך הרבה זמן על פינג-פונג בכל תיאום של שיחה. יש כאן סרטון שמסביר על זה

ההרגלים שיעזרו לכן להיות יותר יעילות בעבודה:

חוץ מהמערכות האלו שהן באמת מעולות ושימושיות יש עוד כמה הרגלים שעוזרים לי לעבוד בצורה ממוקדת ויעילה.

ניהול פגישות: לחשוב פעמיים לפני כל פגישה האם היא נחוצה וקריטית לעבודה או לא. הרבה פעמים קל לנו להתפזר, להיפגש עם כל דורש ולהקדיש לזה ימי עבודה והרבה פעמים זה לחינם. לפני כל פגישה אני תמיד מנסה לדבר בטלפון ולראות אם הפגישה נחוצה, לנסות לתאם שיחת זום, או לפחות לקבוע את הפגישה לא בשעות שאני מגדירה שהן שעות עבודה.

קורסים ולמידה: לפני שאני נרשמת לקורס אני תמיד מנסה לבדוק אם הוא קיים בגרסת און-ליין. רכשתי כך הרבה מאד ידע חשוב ושימושי וחסכתי עשרות ימים של נסיעות וחיפושי חנייה וכדו’.

ניהול יומן: אם יש לי פגישות חשובות שלא הצלחתי להעביר לשיחות טלפון או זום אני תמיד מנסה לקבוע כמה פגישות באותו יום וזה חוסך לי הרבה מאד זמן.

הטיפים שיעזרו לכן להיות יותר יעילות בעבודה:

לדעת כל הזמן מה השירותים שלכן בדיוק ולהיות ממוקדות בהם ולא להתפזר ולהתפתות לדברים שאנחנו פחות טובות בהם רק כדי לא לפספס הזדמנויות.

להיות ממוקדות ולדעת בוודאות מה מתוך השירותים שאתן מציעות יוצר עבורכן הכי הרבה הכנסה ומה המוצרים הכי רווחים שלך, ולהשקיע את רוב הזמן במה שמייצר יותר הכנסה.

זה לא בושה להגיד לא, כי הזמן שלנו יקר ושווה כסף.